Una de las más habituales cuestiones que encuentro en los Despachos en los que trabajo es la discontinuidad en la labor de gestión y dirección del despacho, lo que inevitablemente trae como resultado una incoherencia en la organización de la que depende el mejor funcionamiento del Despacho y de todos sus integrantes derivada, muy probablemente, más de la improvisación e iluminación cercana al éxtasis del momento, que de un análisis consciente, coherente y ordenado de la gestión y dirección del Despacho.-
Lo más común es encontrarnos con Socios que se ocupan de la gestión y organización del despacho, con muy buena disposición a ello en algunos casos y con cierta desidia y pereza en otros muchos, y que necesariamente deben compartir estas labores con las propias de la profesión, esto es , reuniones con clientes, atención a una agenda procesal repleta de actuaciones procesales y vencimientos, llamadas, mails, atención personalizada a clientes dependientes, y un largo etcétera que componen el día a día de la profesión.- En este marasmo de actividad, debe desarrollar otra más que es la de organización y planificación del despacho, marcar estrategias a medio y corto plazo, pensar y crear procesos de mejora en diversos ámbitos, detectar problemas u obstáculos que impiden el normal o más eficiente desarrollo de la actividad en el despacho, hacer seguimiento de las medidas ya implantadas con anterioridad….Manos a la obra.-
En los pocos ratos libres que quedan, o en alguno que decide tomarse para “descansar” es el tiempo que dedica a esta actividad de la gestión y dirección del despacho, como siempre “tiempo de segunda». En estos ratos, las musas visitan de vez en cuando al socio director o al gerente, y le regala graciosamente una idea genial, por ejemplo: “vamos a dedicar esfuerzos a una novedosa actividad de venta”, que prácticamente supone una especialización del despacho en los servicios que ofrece, y decide que deberíamos dedicarnos , por ejemplo, a ofrecer la implantación y desarrollo de “complaince” a los clientes que tenemos, incluso a otros nuevos, y así lograr una mayor facturación.- En alguna parte había escuchado que es muy recomendable diversificar los servicios que se ofrecen, y esto está a la última…¡que mejor ocasión¡.-
Tras este orgasmo de creatividad, viene lo peor, la onda expansiva de la creatividad, y es ahí cuando la Organización comienza a sufrir los impactos de una idea improvisada, poco madurada y normalmente no compartida por parte muchos.- Sea de forma inmediata o en sucesivas sesiones, se interrumpe la marcha normal del despacho y se comienza a trabajar en esta nueva dirección. Por supuesto el ” nuevo proyecto” se acomete contando exclusivamente con los mismos medios técnicos y humanos. Alguien se forma un poco. Alguien busca y localiza modelos que puedan servir para esta nueva tarea. Alguien empieza a averiguar a quién pudiera interesarle este nuevo servicio, y de este modo ha quedado interrumpida la actividad normal del despacho, y se comienza a “repercutir horas” y tiempos, y esfuerzos que antes estaban dedicados a algo que sabíamos hacer perfectamente, que dominábamos y en lo que éramos medianamente eficientes, por otra actividad en la que con suerte, sabemos hacer algo medianamente regular.-
Estos tiempos y trabajos repercutidos a la nueva actividad, normalmente ni han sido calculados, por supuesto, ni están siendo contabilizados o controlados de algún modo, a fin de poder rentabilizar adecuadamente esta nueva actividad, se trata de una apuesta “ a ciegas” y sin límite.-
El final de todo este proceso, ya os lo adelanto: con suerte a la vuelta de mes o mes y medio, habremos logrado vender uno o dos servicios de este tipo a clientes, que probablemente tampoco lo necesitaban tanto, habrá supuesto un esfuerzo muy importante en nuestra organización, inversión de horas y esfuerzo personal, nuestra actividad cotidiana se habrá convertido en una urgencia viva, al haberla descuidado por atender a este nuevo proyecto, y en ningún caso se va a hacer balance de cuanto se ha invertido y obtenido en términos de rentabilidad, simplemente porque no se tienen instrumentos de medida de estos parámetros.-
Siempre tienes la opción de que un profesional externo se encargue de diseñar y gestionar estos Proyecto. Podemos ayudarte en esto.-
No olvides algo importante:
Planifica, ordena prioridades, provisiona costes y dota de elementos necesarios a un nuevo Proyecto. Lo más importante: debes ponerle límites temporales y de inversión. Recuerda que todo proyecto debe tener fecha de caducidad y/o revisión.
