El desarrollo tecnológico es y debe ser imparable, cosa distinta es que sea adecuado, dependiendo del sector en el que nos encontremos y del producto que tengamos, que sea adaptable a nuestro entorno profesional y definitivamente se logre implementar con éxito y ser productivo tanto para la organización como para el producto, añadiéndole valor directamente, y lo último que veo fundamental, es que exista un adecuado proceso de adaptación que provoque el menor estrés y mayor control sobre el cambio que queramos implementar.-
Es esta última idea, es la que asoma de forma casi continua en los Despachos de abogados, sobre todo teniendo en cuenta que somos profesionales que nos debemos a un tratamiento, localización y custodia documental, absolutamente necesario, y ligado incluso al prestigio e imagen profesional que puede adquirir nuestro cliente en un determinado momento, por ejemplo, cuando nos solicitan un documento, físico o digital, el tiempo de respuesta y puesta a disposición del mismo adquiere un valor añadido a nuestro servicio, que repercute directamente en nuestra imagen y expectativas esperadas por el cliente, que puede verse fácilmente frustradas por una deficitaria organización y tratamiento documental inadecuado en nuestro despacho.-
Por ello, debemos ser conscientes que se trata de un proceso que inicialmente podría pensarse que es de carácter interno, pero que sin embargo en cualquier momento puede entrar en contacto con la esfera de percepción del cliente, y convertirse en algo crítico.-
Otro de los aspecto más importantes de la organización documental, y creo que el más evidente, es la seguridad, tanto en el ámbito de la responsabilidad sobre los asuntos encomendados y disponibilidad inmediata de la documentación que se contienen en los mismos, como en el de protección y custodia de la documentación que el cliente ha depositado en nuestra Firma, sin entrar en consideraciones legales respecto a datos y comunicaciones.-
Es el objeto de este artículo, enfocar una cuestión que detecto en las Firmas muy a menudo, y es que, dentro de la situación de cambio general que estamos viviendo en la profesión, y por supuesto dentro del cambio tecnológico, que es el que nos alumbra con mayor fuerza, debemos atender de forma importante a esas situaciones intermedias o de cambio, en las que conviven de forma necesaria modelos anteriores, o sea, en papel y otros nuevos en formato digital, se convierte entonces en una zona de “tierra de nadie”, en la que debemos ser especialmente cuidadosos, e instaurar necesariamente procesos que sean capaces de proteger estas situaciones, y a la vez ofrecer la necesaria accesibilidad y disponibilidad a la documentación que se requiere. Somos una profesión eminentemente documentalista y de ello dependemos en gran medida.-
Los procesos de documentalización, archivo y custodia no son ni de lejos una cuestión menor en nuestro despacho y a menudo nos encontramos en muchos despachos, con accesos libres e ilimitados a archivos, de todo tipo, tanto físicos como digitales, a los que cualquier miembro del despacho puede acceder de forma libre e ilimitada, sin que para ello exista control alguno ni responsable determinado, ni en la custodia ni en la organización de los mismos.-
Desde aquí os invito a desarrollar e implementar un proceso básico en vuestras Firmas, un proceso que contemple a un responsable de archivo, un acceso cifrado o necesariamente vinculado a un programa de gestión y sobre todo un sistema que permita conocer de forma indubitada el último acceso habido a dicho documento y su situación actual, tanto física como virtual.-
No Olvides:
Los procesos más básicos y más obvios, suelen ser los de mayor relevancia y a los que menos interés se aplica en la Organización. Cuidado. Revisa tus procesos Básicos, asegúrate de que funcionan y ponlos a prueba de forma periódica, te ahorraras situaciones difíciles y de alto coste profesional.
Siempre tienes la opción de que un profesional externo se encargue de diseñar y gestionar estos Proyectos. También en esto podemos ayudarte.
